井井有条：召开更好会议的工具

专家们喜欢说会议削弱了生产力。 不必要的和计划不周的会议当然可以。 但是有些会议是必要的。 会议可以达成新的业务交易。 他们可以启动富有成效的新企业团队。 他们可以纠正出现问题的项目的过程。 而且，它们可以促进无法在同一空间在一起的协作者之间的友爱。 当您绝对必须开会时，您将需要一些技巧来召开更有成效的会议，以及合适的软件。

排程

Outlook可能会成为用于安排会议的典型办公软件，但我发现Outlook的许多功能笨拙且难以按预期使用。 如果您所有的会议参与者都是熟练的Outlook用户，那么您可能会找到一个适合所有人的开会时间，预定一间会议室，并使用Outlook在日历上进行会议。 我需要更简单的东西，而且我有点像组织工具迷，所以我只能想象其他人会对Outlook作为计划工具的感觉如何。

Doodle.com是那种简单的解决方案。 这是我最喜欢计划会议和聚会的网站之一。 Doodle.com是一个免费的网站和服务，可让您安排创建民意调查一样简单。 您邀请人们参加民意调查（通过发送URL或直接从Doodle邀请他们），然后他们根据民意调查创建者提供的选择检查可用的标记时间。 这是一个实现效率的梦想。

有关Doodle的更多信息，请参见我对Doodle创始人Michael Naef的采访，其中包括一段视频，展示了Doodle的工作原理。

虚拟会议托管

根据我的经验， Webex和GoToMeeting是最知名的两个虚拟会议服务，它们的公司倾向于已经在该提供商处拥有帐户的人使用它们。 两者的付费帐户都具有很多功能，例如记录会议，与其他参与者聊天，共享某人计算机屏幕上发生的一切，连接多个网络摄像头等功能。 GoToMeeting需要安装已安装的应用程序才能使用。

Webex确实提供了一个免费帐户（GoToMeeting不提供），但是它有一些严格的限制。 例如，只有一个人可以主持会议，并且会议中的最大人数为三。 会议中的每个人都需要使用VoIP，因为不支持电话拨入，主持人可以共享她的桌面，白板和文档，但不能共享应用程序或远程运行的任何内容。 因此，如果您使用这些服务中的任何一个，则可能需要付费帐户。

Join.me是另一个用于主持虚拟会议的流行选项。 像Webex一样，它具有免费选项，但对限制的约束比较宽松。 一个免费的Join.me帐户最多可容纳10个虚拟会议参与者，支持屏幕共享和共享控制的能力（即，将一些托管职责移交给另一位参与者）。

MeetingBurner （免费； Pro帐户每月39.95美元起）是另一种在浏览器中运行的选项，无需安装。 使用免费帐户，您最多可以召开十个人的会议，但是不支持VoIP，但是Skype可以在该服务中正常工作。

Skype并不是举办某些类型的会议的不错工具，但它并不总是像其他一些会议那样可靠。 与其他工具一样，免费的Skype帐户也有一些限制（没有屏幕共享是会议的主要内容，只有一个人可以进行视频会议），但是当您需要快速获取音频时，这是一个方便的选择。与遍布世界各地的人通话…并且已经拥有Skype帐户。

面对面的合作

上面提到的大多数网络研讨会工具都可以促进在线虚拟协作，但是当每个人都在同一房间中并且可以面对面交谈时，我喜欢使用管理强度较低的工具。

Google云端硬盘 （免费）在办公室中很方便，因为多个人可以实时更新文档。 您可以看到其他人何时编辑或查看您打开的同一文档。 不幸的是，Google云端硬盘在移动设备上并不理想。 我仍然发现在会议期间在笔记本电脑上使用它比通过Google Drive iPad应用程序要容易得多。

Asana凭借其出色的在线协作任务管理（和项目管理）工具，席卷了协作世界。 在整个工作周期中使用它都是一项很棒的服务，并在会议期间展示其在创建新任务（例如在会议结束时分配给人员的后续操作）的价值。

记笔记

Evernote （每月收费45美元，免费）是记录笔记的800磅大猩猩，我在开会时会疯狂地使用它。 我喜欢它具有内置的音频录制功能，可以让我捕获整个对话，以备日后参考时使用。 它的相机功能在移动设备上也非常出色。 拍摄白板图片，然后将其上传到Evernote，图片中的所有文本都会被OCR分析并完全可搜索。

Minutes.io （免费），专门用于会议记录，可以在浏览器中工作，但可以在线和离线运行。 当要求您意外地为会议做正式记录时，minutes.io会快速启动并运行良好，为您提供当前任务的模板。