井井有条：组织业务增长的最佳工具是什么？

“哪种工具可以帮助我更好地管理自己的业务增长？” 一位名叫拉斐尔（Rafael）的读者上个月给我写信问这个问题。 他一直在阅读一些最佳的项目管理工具，工作管理软件，通信程序以及所有其他旨在促进业务繁荣的生产力应用程序。 但是他无法弄清楚哪个人最适合管理他的工作。

他写道：“我刚开始为一家小型房地产投资公司工作，他们确实非常需要帮助他们实现流程自动化。他们主要通过电子邮件（argh！）来管理工作，并且计划进行扩展，这不是一个可扩展的结构在这一点上，我当时正在考虑使用Asana或Teamwork Projects来简化运营并希望您提供意见。为了给您一些视角，团队是由五名内部员工组成，他们与投资者一起买卖房地产。”

拉斐尔进一步解释说，他将每个资产都视为一个“项目”，并希望能够为每个资产创建一个任务列表，并根据需要分配给员工。 这些组织一次管理着150至200个“项目”。 而且，外部参与者有时需要洞悉流程。

他还说，在许多公司中，灵活性和团队协作至关重要。 但是他似乎很想使用Asana或Teamwork Projects。 这是我的回复：

纸牌组与棋盘游戏

将Asana视为一副纸牌，而将Teamwork Projects视为棋盘游戏。 使用一副纸牌，您可以玩别人创建的游戏，也可以自己制作游戏。 对于棋盘游戏，该游戏附带规则，您可以根据需要弯曲它们，但通常来说，棋盘游戏的设计是让您遵守规则。

以我的经验，Asana需要时间来实现正确的权利，但是最终，您可以随意使用它。 对于正在学习使用该系统的每个人来说，前几天都会非常令人困惑。 原因是您的团队将需要设置使用规则。 没有正确或错误的方式使用Asana。

几周后，希望这五名员工都将加入，他们可能会在此时开始调整其规则。 体式试验和尝试。 它还需要团队之间的扎实沟通，以确保每个人都以相同的方式使用该工具。

现在让我们谈论团队合作项目。 您的团队也需要一些时间来适应团队合作项目，但这是出于不同的原因。 人们将首次探索所有功能并输入任务。 您的团队可能会创建一堆模板，它们可以再次用于下一次销售或购买。 但是，使用团队合作项目，关键是您将作为项目处理每个房地产购买或出售。

项目总是有结束日期，在您的情况下，这是结束日期。 他们通常具有里程碑意义，可能签订合同或将资金用于托管。 对于项目，这些截止日期和里程碑的日期很重要。 我不知道最后期限对您的团队是否重要。 您的团队是说“让我们在10月1日之前购买此物业”还是只是“让我们购买此物业”之类的消息，却不知道需要多长时间？ 如果您有固定的截止日期，则团队合作项目可能会更好。

项目管理工具（例如Teamwork Projects）使您可以在任务之间创建依赖关系，这样一个任务只有在所有依赖任务都发生之后才能发生。 例如，如果在检查完成之前无法签订合同，则可以在“团队合作项目”中进行设置。 使用Asana，您的团队可以选择遵守该规则，但它不会成为系统本身的一部分。 您可以免费使用这两种工具，以了解它们的工作原理，然后升级到具有更多功能的付费帐户。

选择工具

几周后，我与Rafael进行了核对，以了解他是否已做出决定以及该工具如何为他的团队工作。 他选择尝试团队合作项目。 他说，卖点是能够在任务之间建立依赖关系。 设置花了一些时间，正如预期的那样，但是Rafael也有一些好消息要分享：

拉斐尔写道：“值得一提的是，有一个Teamwork Projects Startup报价，他们可以免费为初创公司提供一年的软件价值！这对采取这一举措非常有利。”

其他资源

有关相关建议，请参见简化团队合作项目中的项目管理和在业务中使用Asana的7种方法。

有关更多业务应用程序的建议，请参阅最佳在线业务协作软件。