井井有条：什么时候可以删除？

保存数字数据是一件有趣的事。 保留它通常没有任何价值（有争议的陈述，我将继续讨论），但是由于它不占用物理空间并且虚拟空间很便宜，因此我们坚持使用它。

但是保存一切都有后果。 如果您要保留还是删除数据（从工作文件到照片再到电子邮件），此列将帮助您解决当前的难题，并设计新的策略来管理不断增长的负载。

储户的心理

选择扔掉或删除某些东西通常比它是一个理性决定，更是一种心理或情感上的困境。 通常，当我们的手指悬停在删除键上时，阻止我们按该键的是感知的潜在价值，而不是实际价值。 我们认为，“该电子邮件线程中可能包含有关该项目的信息，该项目已经完成了两年，我将来会需要它。” 或者，“如果有一天我学会使用照片编辑软件并清理那些不是很好的图像怎么办？”

当我们保存电子邮件，照片，音乐，便笺和其他文件时，我们中的许多人并没有评估数据的真实价值。 我们正在考虑将来可能发生或可能不会发生的情况。 我们坚持做下去，因为这样做有什么害处？ 数字存储空间比以往任何时候都便宜。 您可以免费获得大量基于云的存储。 外部硬盘驱动器并不贵。 而且，即使您购买的分配量最小，典型的家用计算机，平板电脑和智能手机上的空间也比十年前增加了很多倍。

一种观点认为，在拥有所有可用空间的情况下，我们永远不应删除任何内容。 存档是好的，但是擦除没有任何价值。 谨慎一点，然后保存一切。 这个阵营中的人们（我们称为储蓄者）通常在潜在价值的概念上壮成长。 “如果我们的公司想出如何从所有这些旧电子邮件中挖掘有价值的信息怎么办？” 他们也可能会采取保存主义的态度：“我们还不知道这些数据的历史价值，因此我们应该在保存数据的同时保存它。”

但是，当储户尝试访问其保留的数据时，通常会遇到一些意想不到的现实问题。 首先，正如我IT部门的一位同事所说：“存储很便宜，但维护却很昂贵”。 索引和检索档案需要一定的成本（无论是金钱，时间，还是两者兼而有之），具体取决于档案的存储位置和存储方式。 如果您由于勤奋地存档Outlook文件而认为拥有所需的所有信息，那么我不敢恭维地尝试检索特定的内容。 发送文件到存档很容易。 提取它们并找到您想要的东西是脖子上的痛苦，实际上很少有人这样做。 保存者保存所有内容的原因不是因为他们需要数据，而是因为他们喜欢在需要时能够获取数据的想法。 问问自己，过去十年来您拒绝删除的.PST文件是否仅仅是安全保护层。

换句话说，当您归档某些东西时，取决于归档的位置和方式，它可能变得无法访问并且比值得检索的麻烦更多。

平衡的保存和归档方法

我认为，更好的方法是在“工作文件”或“活动数据”与其他类型的数据之间进行清晰的精神区分。 我使用“工作文件”一词来描述当前正在进行的工作或最近完成的工作所需的数据，以至于在不久的将来我可能需要合理地访问它。 “主动数据”本质上是相同的意思，但可能会更好地描述与工作无关的计算机文件，例如家庭照片和娱乐（音乐和视频）。 您主动播放的音乐与为收集而收集的音乐之间存在差异，但是可能永远不会播放……。

文件的年龄并不总是告诉您它是否处于活动状态。 例如，如果您打算共享某些旧照片或将其合并到项目中，例如家族史或挂历，则可能会认为它们处于活动状态。 但是，如果您有18张相同照片构图的版本，而其中16张模糊，则使用这16张照片或从中获得任何价值的机会非常低。 当文件的值那么低时，它就是垃圾。 放开想象的潜在值，然后将其删除。

我还认为，考虑类似于删除的存档是有帮助的，这意味着一旦将某些内容存档，即使它没有永久消失，也基本上不可访问。

这是一个非常明显的例子：美国政府规定，美国人需要保留七年的税收记录，因此所有数据都是“活跃的”，并且需要以易于访问的方式进行保存。 您可以将7年前的纳税记录存档，因为您极不可能需要访问它们，但是您或您的家人，业务合作伙伴或法律顾问可能需要或希望将它们保存在纳税记录中的可能性很小。未来。

如何知道何时删除（或存档）

您如何知道何时可以删除计算机数据和文件？ 您为自己制定的规则可能会因文件类型而异，因此这里是一些典型Office文件（文字处理，电子表格，演示文稿等），电子邮件，照片以及音乐和视频的指针。

查明值。 实际上，当需要清理混乱时，请指出您需要或想要了解的有关工作，数据或文件的内容，以及在何处可以找到它们。 然后查找重复的位置-通常是可以使用Delete键开始的位置。

例如，假设您保存以下内容：发送的发票PDF，已支付发票的支票副本以及所有发票活动的电子表格。 在收到付款后的某个时候，您可能要删除（或存档）发票PDF。 交易已完成，检查已清除，并且您有良好的进度记录。

拍摄时删除照片。 对于照片，请记住，仅仅因为您有能力保存成千上万张图像，并不意味着您应该这样做。 养成在拍摄时删除散焦图像和其他不良照片的习惯（毕竟这是数码摄影的美丽之处之一）。

清除常规电子邮件。 对于电子邮件，请删除不包含您以后可能需要的任何信息的常规消息和快速通信。 大多数人可以按收件人排序，并知道这些文件的大部分位置。

仅保存一份电子邮件附件。 删除带有附件的电子邮件，但在必要时将附件保存在本地。 反之亦然：保留电子邮件，丢弃文件。 无论哪种方式，电子邮件附件都是识别重复项的好地方，并且您只需要一个副本。 有关特定于电子邮件的更多提示，请参阅“如何避免电子邮件超载”。

转储（或存档）您不播放的媒体。 对于所有音乐和视频ho积者，请实际确定要实际播放的文件。 如果您是真正的重媒体用户，请利用向您拥有的媒体授予许可证的云服务（例如，iTunes Match），这样您就不必存储您想要的东西的本地副本，而不必实际玩。

也许这只是我的个性，但是当我不被我根本不需要的文件所困扰时，我会感到一种自由。 删除甚至一点点无用的数据或没有真正价值的文件的练习，使我感觉好像我将精力更多地放在了重要的数据上。