井井有条：如何使用扫描和OCR应用程序捕获重要数据

具有光学字符识别（OCR）的扫描应用程序对于组织起来是必不可少的。 最好的扫描应用程序可帮助您捕获各种信息，例如会议中的演示幻灯片，白板笔记，名片，更不用说重要文档了。 它们也可以方便地用于其他用途，从数字化纸质食谱到节省保修，无所不包。

几年前，我不得不领回新护照，并在同一天将其交给签证。 在我拿起护照后，我想到：“在交还护照之前，我应该应该有一份复印件。” 我拿出手机进行扫描。 果然，签证花了两个多星期，与此同时，我需要我的护照详细资料来做一堆文书工作。 好东西我有清晰的副本！

扫描应用程序如何工作？

当您使用移动扫描应用程序时，它与拍照没有太大区别。 在理想的设置中，您可以在对比鲜明的背景下平放文档，然后将手机的摄像头对准它。

然后，扫描应用程序将指导您完成该过程。 它通常会告诉您在电话屏幕上用裁切线将文档边缘对齐。 尽量保持稳定，但不要担心。 该应用程序会进行微调。 扫描需要一两秒钟。 完成后，通常会看到文档的预览。 然后，该应用通常会询问您是否要添加更多页面或开始新的扫描。

也许您在想可以完全跳过扫描应用程序，而是对要数字化保存的任何纸张拍照。 您可以，但是有两个缺点。 首先，图像不太可能像扫描图像一样清晰，因此冒着看不清文字的风险。 其次，您无法搜索文本，这会使以后很难找到所需的内容。

您应该使用扫描应用程序扫描什么？

让我们看一下如何使用扫描应用程序保持井井有条的示例。 之后，我将说明您应该在最佳扫描应用程序中寻找哪些功能，并列举一些拥有这些功能的应用程序。

商业名片

下次有人将您的名片交给您时，请使用扫描应用程序捕获该人的联系信息，然后将其归还。 您将展示无纸化同时以数字格式收集其详细信息是多么容易，这样您以后就不必键入任何内容。 一些扫描应用程序可以检测名片并在您的联系人应用程序中创建新条目。 其他人则在LinkedIn上搜索，建议在此连接。

白板和演示材料

在会议上，我们大多数人都希望引起每位发言人的关注。 如果我们在演示文稿或白板上quin着眼睛，希望不错过重要的细节，那很难做到。 一个很好的解决方案是快速扫描幻灯片或其他材料，因为它们知道您以后可以仔细查看它们。

通过电子邮件发送或备份的文档

尽管许多人和组织很乐意向您发送数字文档，但在遇到纸张的情况下仍然有很多情况。 假设您的银行给您提供了重要的纸质文件签名，但是您希望您的律师首先对其进行检查。 那是使用扫描应用程序的好时机。 扫描几页，以便您可以通过电子邮件发送统计信息。 一些扫描应用程序包括一个工具，该工具也可以让您对其进行数字签名。

您可能需要扫描和备份的其他重要文件包括免疫记录，税务文件和法律证明（出生，结婚，移民等）。

在扫描应用程序中寻找什么

最好的扫描应用程序可以清晰地捕获您的文档，使文本可搜索，并帮助您将完成的文件保存在正确的位置。 这是寻找的东西：

自动边缘检测

出色的扫描和OCR应用程序会自动查找文档的边缘。 将相机对准纸张时，您在屏幕上看到的裁切线应自行搜索文档的边缘并调整为不同的尺寸。 因此，无论您要扫描A4纸还是名片，该应用程序都会自动将其识别出来。

保存和导出选项

最好的扫描应用程序为您提供了保存或导出新扫描的文本（例如Google云端硬盘，Dropbox或其他存储服务）的选项。 您不希望使用一个会迫使您将文档保留在新位置的应用程序。

光学字符识别

我在本文的开头提到了OCR。 使用OCR时，您扫描的所有单词都会变成文本。 您也可以复制和粘贴文本或对其进行编辑。 假设您扫描了一个食谱并发现它有错字。 有了一个非常好的扫描和OCR应用程序，您应该能够解决错字问题。 一些应用程序可以将您的最终文本转换为熟悉的文字处理格式，例如.docx。 其他允许您直接在应用程序中更改文本，而无需先在文字处理器中打开文档。

OCR还使您可以搜索文档的文本。 这意味着，如果您想查找自己的免疫记录，则可以尝试搜索医生的名字来查找文件。 您无需记住您为文件命名的名称。 如果您大量使用搜索来查找文件，那么您肯定需要OCR。

搜索功能

在将文件导出和保存到另一个位置时，也许您不是超级组织。 在这种情况下，您希望能够在扫描应用程序的内容中搜索曾经扫描过且现在需要的任何内容。 出色的扫描应用程序将具有自己的搜索功能。

多页支持

真正好的扫描应用程序可以连续扫描多个页面。 然后，他们应该将所有页面轻松整理为一个PDF。 最高端的扫描应用程序还可以纠正页面变形，例如，当您扫描一本书中的页面而无法完全放平时。

价钱

许多最好的扫描和OCR应用程序都有免费的服务水平和付费的水平。 OCR有时被认为是一项高级功能。 扫描和OCR应用程序的定价有些小不足。 在一段时间内，您可能会为一款像样的应用支付4至7美元。 现在，一次性费用要高十倍。 虽然订阅费率较为合理，但有些人一年只需要几次扫描应用程序。

最佳扫描应用

现在您已经了解了扫描应用程序可以做什么以及为什么要使用它，下面是一些您可以找到的最佳应用程序。 我专注于提供扫描和OCR并使文本可编辑的应用程序。 有很多只做扫描的应用程序。 Evernote Scannable和移动Dropbox应用是两个示例。 但是他们没有给您最后的文本，您可以复制和粘贴或编辑它们。 这些应用程序可以。

无论您选择哪种应用程序，都会发现您信任的扫描应用程序可以帮助您数字化文档并保持井井有条。

ABBYY FineScanner

自由; Pro：每月$ 4.99，每年$ 19.99或一次性费用$ 59.99

ABBYY FineScanner可能是针对移动设备的最佳，功能最强大的扫描仪和OCR应用程序。 它可以将文件导出为多种格式，使您可以将文件保存到大多数主要存储服务中，甚至可以使用40多种语言运行OCR。 您需要高级帐户才能获得OCR，该帐户的每月费用为4.99美元，每年为19.99美元，或一次性费用为59.99美元。

适用于Android，iOS

Microsoft Office镜头

自由

Microsoft Office Lens是极少数完全免费的扫描应用程序之一。 它比其他具有边缘检测和裁剪功能的应用程序要慢一些，而且笨拙，但是可以完成工作。 该应用程序具有用于扫描名片和白板的特殊模式。 若要编辑您扫描的文本，您必须通过Microsoft OneDrive导出文本，然后将其打开Word。

适用于Android，iOS，Windows

扫描机器人9

自由; 专业版，第一年$ 4.49美元，然后每年$ 22.49美元； 或$ 69.99一次性在iOS上

Scanbot是一款出色的扫描和OCR应用程序。 据说，该公司最近将其定价模式从低成本的一次性费用更改为年度订阅，或更昂贵的一次性费用（69.99美元）。 此外，价格很难追踪。 无论如何，如果您需要适用于几乎所有类型文档的快速准确的扫描应用程序，则值得考虑使用Probot版的Scanbot。 它具有良好的色彩校正和优化工具，以及其他扫描功能，例如QR码阅读器和条形码扫描仪。 您还可以使用它来签名文档，而无需用手指，手机或平板电脑。

适用于Android和iOS