家如何如何使用正确的项目管理软件杀死电子邮件

如何使用正确的项目管理软件杀死电子邮件

2024

视频: --°--∫—Ä--Æ--∑—Å --ª—È—Å—Ã —Ñ —Ç—É--º--∞--Ω—Ã (十一月 2024)

电子邮件会增加压力，造成不必要的工作，并使人们感到不知所措。在这种情况下，没有人可以成为工作中最好的自己。在过去的几年中，组织已经开始从电子邮件转移到支持团队消息传递应用程序，例如Slack和其他工作场所通信工具。找到合适的工具或工具集会影响您的团队是否能够放弃其传统收件箱。对于许多团队来说，项目管理软件应该是解决方案的一部分。

什么是项目管理软件？

项目管理软件，也称为项目管理应用程序，是团队用来跟踪工作的在线工具。从广义上讲，项目管理应用程序可以是任何东西，从用于管理工作的复杂软件（例如Microsoft Project）到基本的待办事项应用程序都可以。最强大的应用程序包括用于管理资源，跟踪任务花费时间甚至计费的其他业务工具。

我们经常将不同类型的协作工具与项目管理应用程序区分开来，以便更轻松地为正确的目的推荐合适的应用程序。也就是说，这两个类别与其他类别（例如看板应用程序和工作管理应用程序）基本上重叠。因此，尽管有时我会说诸如Asana，Trello，Airtable和Basecamp之类的应用程序并非严格意义上的项目管理应用程序，但我们可以在此处包括它们。

您在项目管理软件中做什么？

每个项目管理应用程序都有点不同，但是大多数应用程序使您可以查看团队工作的各个方面，而无需询问同事。

登录时，您会看到团队必须完成的所有任务以及截止日期。您会看到谁被分配了哪个任务，是否以及何时完成任务，以及他们是否对此有任何评论。如果您的一位同事意外出局，则可以登录到项目管理应用程序，并检查他们今天是否有紧急任务分配给另一位团队成员。如果您当前使用电子邮件告诉某人某项任务已经完成，询问有关该任务的问题或发送某些东西进行审批，则您可能会受益于项目管理应用程序。

不仅如此。当您和您的同事使用项目管理应用程序时，该应用程序会记录完成的工作。准时完成了多少任务？整个项目是否仍有望按时完成？强大的项目管理应用程序随附各种图表，可以帮助您密切注意此类情况。这样，如果项目开始下滑，您就可以及早发现并采取措施阻止它。但是，我们不要被束缚。让我们坚持项目管理应用程序如何帮助人们进行交流。

项目经理做什么？

一个项目是一系列任务。项目经理是知道所有这些任务是什至至少是监督他们的人。有时，项目经理会将任务分发出去或将其放到池中供人们索取。然后，项目经理会密切关注任务和执行任务的人员，直到完成任务为止。

并非每个团队本身都有项目经理，但是大多数团队都有负责人。它可以是企业所有者，经理或团队负责人。无论您是关键人物还是日常决策者，都是您的项目经理。

为什么电子邮件不利于项目

电子邮件是电子邮件，我知道这听起来很明显，但请留在这里。邮件是分配工作的可怕途径。想象一下，如果您的作业是通过蜗牛邮件来找您的。简直太荒谬了。但是，电子邮件与普通邮件没有什么不同，只是速度更快。

考虑一下哪些电子邮件最适合提供：

纸迹异步通信
文件传送

现在考虑一下项目经理在管理一系列任务时需要了解的内容：

谁有空
每个工人当前已分配给他们多少工作以及何时到期
已经分配的工作进度（例如，“约翰分配了两个任务，并且都完成了90％”）
截止日期日历
根据项目需求确定任务的优先级和优先级的能力

通过邮件进行这种工作是可笑的。

更重要的是，大多数办公室工作人员使用电子邮件的方式都会造成干扰。当新的电子邮件带有叮当声或弹出通知到达时，工作人员通常会检查以确保传入的消息不紧急。然后他们回到我们正在做的事情，直到下一次中断。人们整天这样做，检查并扫描他们的电子邮件。多项研究表明，使用电子邮件大约占知识工作者一天的30％，并且时间平均分布在一天中，而不是分散在各个块中。换句话说，电子邮件不断地打扰我们。

中断通常会产生净负面影响，尽管可能与您的设想不同。中断使人们感到压力更大，就像他们承担的工作量比实际多。人们还会感到更大的挫败感和时间压力。

人们与电子邮件交互的方式也导致浪费时间。当我们不得不重读当天早些时候扫描的同一封电子邮件时，我们会浪费时间，因为我们忘记了它所说的。如果您忘记了关键交付物的日期，那么从电子邮件中挖掘出来将花费一些时间。而且，如果您收到的电子邮件是旧邮件，并且日期已经提前一周了，该怎么办？

这就是说，电子邮件并非用于管理任务。这是该工作的错误工具。

与项目管理服务进行通信

项目管理涉及人员和资源的杂耍，对时间保持警惕，并随着情况的变化重新分配或重新安排任务的优先级。项目管理软件旨在处理这类问题以及在项目过程中通常会出现的其他问题。

在项目管理应用程序中与在电子邮件中进行通信是什么感觉？就像用自己的眼睛看东西和阅读描述之间的区别。在第一种情况下，您可以控制要查看的内容和时间。在第二个中，您依靠其他人键入消息，告诉您他们认为最重要的内容，或者更糟的是，他们认为您想听到的内容。

不同的项目管理应用程序具有不同的通信工具。例如，几乎所有人都支持@提及。看到Slack和其他团队消息传递应用程序变得如此流行，您通常可以将它们连接到项目管理应用程序，从而将对话简化到一个地方。如果您还没有团队聊天应用程序，则可以跳过它，而寻找包含应用程序内聊天框的项目管理应用程序。 Zoho Projects和ProofHub都提供了它。

假设所讨论的项目具有很多视觉元素，而工作团队需要对其进行讨论。如果您的项目管理应用程序中有图像标记工具，那么您的生活将会更加轻松。这样，您可以对图像进行电子涂鸦并附加评论，从而使团队中的每个人都更容易给出和理解反馈。 Volerro是带有标记工具的项目管理应用程序的一个示例。

如前所述，项目管理应用程序可以处理您需要处理和跟踪的所有基本内容，例如任务，截止日期，进度和受让人。所有这些信息对于需要它的人都是可见的。从这个意义上讲，就这类问题进行沟通的需求就更少了。当您可以登录系统并看到已标记为75％完成时，您无需向某人和CC的六个人发送电子邮件来知道他们是否几乎完成了一项任务。使用项目管理软件时，使用电子邮件进行任务管理时，需要您仔细阅读很多内容。