如何同步Outlook和Google Apps

业务用户已经习惯了Outlook。 为地球上超过十亿的Microsoft Office用户提供电子邮件客户端已经成为第二天性。 但是，有些公司发现，让Google托管电子邮件，日历和联系人可以节省金钱和维护成本，即使这意味着第三方将可以访问电子邮件内容并且收件箱中会显示有针对性的展示广告。 如果您可以将Outlook与Google Apps Mail（实际上只是Gmail）一起使用，则无需查看这些广告，并且可以获得预览面板，收件箱排序，丰富格式，右键单击选项，社交连接器以及大多数Outlook提供的其他工具。

值得庆幸的是，Google Apps Sync for Microsoft Outlook可让您利用大多数Outlook工具，但到目前为止仅适用于Outlook 2010。 如果您运行Office 2013，则仍可以通过IMAP连接到Gmail帐户，但这只会收到邮件，没有日历，任务或联系人。 使用Apps Sync，Gmail可以模拟Microsoft Exchange Server的受限版本。 您确实会获得大多数重要的信息-联系人，日历事件，任务和Outlook便笺。 但是某些内容无法同步，例如草稿，后续日期和提醒，规则，签名，RTF格式，交付收据，日历附件，任务提醒和日记条目。 Google对此PDF中的同步内容进行了详尽的清单。

如果您可以忍受这些限制，并且您的公司已迁移到Google Apps，那么只需将Outlook与新的通讯服务结合使用，就可以轻松安装和运行Apps Sync。 它与Windows 7，Vista，XP和Outlook 2003、2007和2010兼容。请注意，尚未针对Windows 8或Outlook 2013（Office 365附带的版本）进行更新。Outlook2011的Apple Mac用户为很不走运。 我们已就此问题与Google联系，并将在取得进展时更新本文。 你可以在这里得到它。 此下载实际上为您提供了两个实用程序-除Apps Sync之外，您还将获得Google Apps Migration for Microsoft Outlook，顾名思义，该实用程序可让您将现有Outlook数据移至Google Apps。 您可以从此处单独下载迁移工具。

下载该实用程序后，请确保Outlook未运行，然后单击“下载Google Apps Sync”按钮-确定“用户帐户控制”对话框后，它将自动安装该软件。

接下来，您会看到一个小对话框，要求您登录Google Apps帐户。 这是您用于Google Apps或公司Gmail帐户的登录名。

成功登录后，您会看到一个相当复杂的对话框，其中包含用于指定您想要导入的内容的复选框。 这实际上有点令人困惑：对话框顶部显示“在Microsoft Outlook中创建Google Apps配置文件”，这与导入是一个独立的问题。 如果您有用于Outlook的预先存在的邮件服务，则需要选中顶部的复选框以保留以前的邮件，联系人，日历和便笺。

如果您不想保留所有子类别，则可以分别选中和取消选中其中的任何子类别。 特别是，您可能要取消选中默认情况下已选中的已删除和垃圾电子邮件。 该对话框可以选择让您将使用情况数据发送给Google，以帮助他们保证质量。 单击“高级”时，将显示另一个选项-关闭“自动存档”。 默认情况下已选中此选项，这意味着Google会保留您所有旧邮件的副本。

接下来，单击创建配置文件按钮。 如果安装正确进行，您将看到一个信息框。 该消息框还向您显示该工具如何向Windows系统任务栏中添加图标，并提供启动Outlook的按钮。

启动Outlook时，您将看到“同步状态”消息框，并且您的Outlook应用程序将填充所有文件夹和新电子邮件。 除非您从任务栏图标的“设置邮箱大小限制”选项中更改限制，否则最多会下载1GB到您的本地计算机。

从那时起，每次启动Outlook时，状态对话框都会打开，除非您取消选中底部的单个复选框：“ Microsoft Outlook启动时打开此窗口”。 我建议取消选中此选项，以防止这种分散注意力的对话框始终出现。 您可以随时从任务栏图标对其进行备份。 如果发现邮件，日历项目或联系人丢失，则可能需要执行此操作。 每个同步类别都包含一个重新同步链接，该链接可能只会解决您的问题。

您现在就可以像以往一样开始使用Outlook！ 有关Google推动企业消息市场的更多信息，请阅读我们对Google Apps的完整评论。 有关Outlook的更多信息，请阅读我们对Microsoft Office的评论。