井井有条：如何在Google文档中使用跟踪更改

自2014年以来，“ Google文档”使人们可以在编辑或与他人协作时跟踪更改。 跟踪更改的能力通过两种方式为您提供了更多的编辑功能。 首先，如果您或其他人想要查看更改，则可以在不提交更改的情况下编辑自己的作品。 其次，您可以创建一个文档并与其他人共享，他们可以建议对文件进行更改，您或其他人可以查看并接受，拒绝，进一步更改。 它使协作过程更加透明并且更易于管理。

尽管许多人将此功能称为“跟踪更改”（在Microsoft Word中称为“跟踪更改”，并且已经存在了很长时间），但Google称之为“建议”。 它的工作方式类似于Microsoft Office中的功能。 实际上，如果将Google文档导入Microsoft Word，反之亦然，则所有跟踪的更改或建议都将保留并可见。

这是在Google文档中使用“建议”的方法。

如何启用建议模式

如果您正在编写和编辑独奏，或者建议对他人的作品进行更改，请先启用“建议”模式。 在桌面上，在屏幕的右上角查找笔图标和单词“编辑”。 单击它，然后选择“建议”。 在移动设备上，查看设置菜单，该菜单称为“建议更改”。 开启它。

启用“建议”功能后​​，新的修改将以修改而不是已提交的文本的形式显示在页面上。 例如，每个删除都显示为带有删除线的文本。 您输入的新单词将以新颜色显示（本例中为绿色）。

对于您提出的每项更改，Google文档都会在右侧空白处创建一个小小的摘要框，以显示谁提出了更改及其内容。 这些摘要框还使您和其他编辑者可以接受或拒绝更改，我将在后面详细介绍。

如何共享您的文件

如果要从其他人那里收到建议的更改，则必须首先共享您的文档并启用编辑。 在桌面的右上角，单击蓝色的共享按钮。 在移动设备上，该选项位于“共享和导出”下的设置中。 您可以只与您选择的人共享文档，也可以通过生成链接使该文档对具有该链接的任何人可见。

这是最重要的部分： 必须 授予协作者编辑权限。 从适用的选项中选择可以编辑。

当您的协作者收到文档时，他们应该检查它们是否在建议而不是编辑，以便所有人都可以看到更改。 当团队经常以这种方式工作时，每个人都会习惯于在屏幕上查看他们的编辑，并且会立即知道是否未启用“建议”。 如果人们不熟悉跟踪更改，则可能需要提醒他们。

如何使用评论

一个普遍的编辑​​规则（每个人都会无休止地进行）是永远不要在文档中写一些您不想发布的内容。 例如，切勿以玩笑作为占位符文本，也不要内联编写评论。 讨论中的问题和较长的想法属于评论。

要添加评论，请在工具栏中查找图标，该图标看起来像一个语音框，中间带有加号。 或者，您可以突出显示一些文本，然后在右边距中显示一个注释按钮。 单击它，您可以添加您的评论。

注释与所有其他跟踪的更改一起显示在右侧。 协作者可以回复评论，这使您可以在文档中就可能进行的更改进行讨论。

如何接受，拒绝和解决评论

提出所有建议后，对工作有最终决定权的任何人都可以通读文档并接受或拒绝更改。

对于评论，您可以选择“解决”每个评论。 解决评论会永久删除所有人的对话历史记录，因此请确保在单击该按钮之前已解决问题。

别人看到了什么？

当您建议更改并在文档上发表评论时，要记住的是其他人看到他们是否有权访问同一文件。 例如，除非他们选择退出，否则一个或多个原始作者都会收到有关您提出的 每个 建议和您几乎实时添加的评论的电子邮件通知。 这意味着，如果有人建议进行编辑然后改变主意，则作者仍会通过电子邮件看到原始建议。 真是可恶

我强烈建议禁用这些通知，尤其是如果您发现编辑过程很困难时。 与其对编辑心中的每一个小念头都无所适从，而是去Google云端硬盘，单击齿轮图标，然后选择设置。 在“通知”下，确保两个框均未选中。

如何使用版本历史记录

“版本历史记录”是另一个并非严格建议的一部分，但对于协作编写和编辑还是有用的工具。

在“文件”>“版本历史”下查看。 出现两个选项：“命名当前版本”和“查看版本历史”。

您可以使用“命名当前版本”来保存文件的副本，然后再将其打开给其他人进行编辑。 这样，如果出现问题，例如协作者忘记打开“建议”，您可以快速轻松地还原到以前的草稿。

另一个选项，请参阅版本历史记录，显示以前保存的文件版本，并用日期和时间标记。 如果有帮助，您可以将名称更改为更具描述性的名称。 在查看文件的过去版本时，您会看到以不同颜色突出显示的更改。 这是一个有用的工具，可以在您接受或拒绝更改但现在不希望更改时倒转时间。

如何比较文件

最后一个值得一提的工具是一个名为“比较文档”的新工具。 它在“工具”菜单下（“工具”>“比较文档”）。 使用此工具，您可以比较两个文档以查看它们之间的区别。 这对于查找（有意或无意）添加到文档中的更改（无论是您还是其他人）非常方便。 该视图还可以在文件上显示注释。

如果您与不习惯小组编辑的一群人合作，则始终可以保存您的工作草稿并将其与编辑后的版本进行比较，以确保您不会意外遗漏任何更改。

更多Google文档提示

如果您经常使用Google文档，还有一些其他提示值得了解。 对于初学者，请确保您知道如何离线保存Google文档。 这样，互联网中断和其他意外事件不会干扰您的工作。 您还可以加密存储在云端硬盘中的Google文档，这是另一个方便的提示。 一定也要浏览我们的最佳Google文档提示列表。