Rubex by efilecabinet评论与评分

Rubex by eFileCabinet（每位用户每月15美元起）是一种软件即服务（SaaS）文档管理（DM），云存储和文件共享解决方案，旨在帮助企业实现无纸化并有效地组织其文件和文件。 对于需要基于云的解决方案的中小型企业（SMB）的理想选择，eFileCabinet的Rubex使您可以轻松地在组织内部和外部安全地共享文档以及设置文档保留和合规性。 eFileCabinet的Rubex还会自动保留文档生命周期的历史记录，包括进行了哪些更改，进行了哪些更改以及何时进行。 它可以主动保存将来审核跟踪所需的所有信息。

Rubex by eFileCabinet拥有全面的搜索功能，自动化的工作流程，模板创建以及带有版本控制的文件共享，旨在提高效率，从而与我们的DM解决方案编辑者Microsoft SharePoint Online很好地匹配。 您还可以从Ascensio System OnlyOffice中找到更广泛的协作选项，这是我们在DM软件审阅综述中的第二个“编辑之选”。

文件管理与安全储存

eFileCabinet的Rubex是一个集成的DM和文件共享Web门户，它将公司的eFileCabinet Online和SecureDrawer服务的功能整合到一个基于Web的现代解决方案中。 为了帮助中小型企业实现无纸化并提高效率，eFileCabinet提供的Rubex具有智能文档组织，存储和共享功能。 它还添加了用于文件权限和数据保留策略管理的精细控件。

eFileCabinet开发的Rubex是围绕协作而设计的，是eFileCabinet Online的最新版本，具有完整的DM功能套件，可以安全地共享文件。 为了增强文档存储和共享的安全性，eFileCabinet的Rubex采用256位加密，并使用Amazon Web Services（AWS）。

eFileCabinet的Rubex是非常新的。 eFileCabinet网站仍突出显示了较旧但更易于识别的eFileCabinet和SecureDrawer服务，这可能会造成混淆。 eFileCabinet显然是Rubex的未来，它表面上将提供这两个应用程序具有的所有功能，但将提供全新的用户界面（UI）。 eFileCabinet Online Android和iOS应用程序类似地引用eFileCabinet Online，即使他们访问的是eFileCabinet的Rubex。

定价与能力

eFileCabinet的Rubex的起价为每位用户每月15美元，具有安全的文件共享功能和25 GB的存储空间，但没有DM功能。 升级订阅是Advantage层，其中包括1 TB的存储，每位用户每月收费30美元。 这是一个更强大的产品，将吸引大多数SMB，但只能由至少三个用户访问。 优惠订购包括eFileCabinet DM系统，安全文件共享，SideKick应用，保留（管理），两因素身份验证（2FA），个性化安全设置，法规遵从性工具和电子签名集成。 它还包括Microsoft Office集成，应用程序编程接口（API）集成访问，审核跟踪，支持和服务以及移动访问。 该层的功能集将是大多数中小企业满足其云DM需求的理想选择。 该系列产品的定价大约是平均水平，但是要求至少有三个用户才能访问它，这就像是一种迫使用户升级到下一层的策略。

下一层是企业订阅，每位用户每月收费55美元，其中包括5 TB的存储空间。 业务层具有优势层的所有功能，还包括业务流程自动化，分区光学字符识别（OCR）捕获，工作流自动化，工作流设计器和自动化库。 该层还包括入门工具，批准，时间表过程，优先级过程自动升级，特定于数据的文件路由以及自动文件命名和存储。 也有企业选项可用，但是其价格取决于特定的自定义和存储要求。 eFileCabinet针对Rubex的所有定价计划均按年计费。

注重组织的功能

eFileCabinet的Rubex专注于数字化，管理和共享文档的组织和效率。 网站的主要功能和控制从屏幕的左侧开始，并随着您向右侧移动而变得更加细化。 在线解决方案提供了一种有吸引力且直观的用户体验（UX）。 顶部的栏显示为深蓝色，具有三个条纹的汉堡菜单，可访问“主页”，“管理”，“搜索”，“文件请求”，“已签出”和“我的设置”子菜单。 可以轻松隐藏此菜单，以最大化屏幕空间。

您可以在“管理员”部分添加用户，来宾和组。 在这里，您可以管理用户和来宾的许可证，并查看用户会话。 管理员部分是可以在其中添加模板以及可以确定管理和安全策略的位置。 安全策略选项是全面的，具有各种复杂的密码要求，密码更改频率以及可提供最佳安全性的两因素身份验证（2FA）选项。

蓝色栏还具有“新建”，“共享”，“编辑”和用于应用模板的快捷方式的下拉菜单。 橙色的“需要帮助吗？” 按钮会调用“常见问题（FAQs）”，并且较大的搜索框会在右侧突出显示。 也有指向新用户的快速入门指南的链接，并且任务图标显示了活动中心部分，其中列出了最近的上载和通知。

Rubex徽标包含三个主要图标。 第一个是“房屋”的“房屋”图标，它会调出“我的帐户”，该帐户带有一个用于指定公司的房屋图标。 用户可以创建多个文件柜来存储他们的文件； 也可以在文件柜中创建嵌套抽屉。 构建直观而逻辑的文件结构非常简单。

第二个主要图标是“我的共享”。 它由相互连接的点组成，并列出所有共享文档以及它们是否被访问以及它们可以使用多长时间的状态。 第三个图标是“公文包”，用于“我的投资组合”，您可以在其中存储附加到特定项目或客户的所有文档。

在“我的帐户”部分的最右侧，有弹出图标，包括“详细信息”，“注释”（用户可以在其中留下虚拟的便利贴），“配置文件”和“权限”（用于切换“…”的“读取”，“写入”和“删除”权限）。用户和组）。 有一个“治理”弹出窗口，用于保护文件免遭编辑（或删除），自动化和审核日志。 随着越来越多的员工访问重要文档，治理成为一项关键功能。 良好的治理设置可确保管理员可以查看删除了哪些文件以及由谁删除，此外还需要获得经理的批准才能将文件完全从系统中删除。

清晰，分层的导航和基于图标的控件的结合，使任何技能水平的用户都可以通过eFileCabinet轻松熟悉Rubex。 但是，来自较早的eFileCabinet在线UI的用户将有一个学习曲线，乍一看它具有更多可用的工具和选项。 与eFileCabinet Online的UI相比，eFileCabinet的Rubex在视觉上是极简主义的，但是在功能上更动态。 尽管eFileCabinet Online看起来像是本机Microsoft Office风格的应用程序，具有功能区UI，但eFileCabinet的Rubex看起来像是移动应用程序，需要单击几次才能访问某些菜单项。 一些用户可能会喜欢干净的外观，但是始终有更多的菜单选项是有好处的。

eFileCabinet iOS和Android移动应用程序同伴增加了一些便利，使用户可以直接从移动设备上载照片和文档。 但是，各种用户都报告了登录或上传他们的文件时遇到的问题。 我在测试期间使用了Android应用程序，并且在上传文件时也遇到了问题。

将搜索功能纳入DM

使用图标作为橱柜，抽屉和文件夹，可将现实世界中的办公室归档和组织约定带入数字空间。 这使得熟悉DM的工作成为可能，并且可以为文件创建整洁的组织和嵌套结构。 eFileCabinet的Rubex的最大功能之一是其光学字符识别（OCR）引擎，该引擎可以获取扫描的文档和PDF文件并使其内容可搜索。 右键单击eFileCabinet在Rubex中的文档时，可以选择“使其可搜索（OCR）”设置，以将该文档的内容添加到搜索库中。 使用Zonal OCR（包含在每用户每月55美元的Business订阅中），它仅从扫描的文档中提取最重要的数据字段，并将提取的值存储在结构化数据库中。

还可以添加元数据，标签和配置文件名称，以更好地帮助文档的归档和搜索。 随着文件和文档数量的增加，搜索可以节省大量时间。 用户可以设置元数据，标签和配置文件名称，以帮助根据公司的需求量身定制最搜索的内容。 搜索功能可以快速，准确地运行，甚至可以帮助您找到扫描的PDF文档中的关键字。

无法通过eFileCabinet直接从Rubex编辑文档和文件，但是有一个签入/签出过程，该过程使用户可以签出文档并以文档的本机格式进行更改。 用户将所做的更改重新签入文档后，eFileCabinet的Rubex将创​​建该文档的新版本，以进行更准确的版本控制和审核。 Rubex by eFileCabinet允许用户在程序中注释，编辑和电子签名文档，但是实际的更改需要在外部进行。

可以为文档添加电子签名，但是该网站会将用户退到异地，以便通过Citrix RightSignature进行验证； 还可以与DocuSign集成。 共享功能已集成到右键菜单中。 将鼠标悬停在抽屉或橱柜中的文件上时，可以右键单击以显示更多选项。 单击“共享”选项后，它将弹出一个窗口，突出显示共享文件，并为您输入收件人的电子邮件地址和消息。 默认情况下，共享文件是只读的，但是单击“高级”选项卡将显示各种选项，包括“读取”，“写入”和“删除”权限。 通过易于使用的日历UI上传，下载和删除通知，以及到期日期。

中小型企业的全面解决方案

eFileCabinet的Rubex成功地融合了eFileCabinet Online的多功能性和SecureDrawer的安全存储和共享功能，并添加了强大的OCR和全面的搜索功能。 eFileCabinet的Rubex专注于组织文档，简化审核和管理控制，是一种相当全面的DM解决方案，可以帮助SMB实现其现代化目标，并发展成为一个高效的无纸化办公室。 但是，如果您需要更多的协作选项，请先查看我们的编辑选择Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint Online。