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就文档管理系统而言，自从Microsoft Windows 3.0时代文档管理成为现实以来，DocuWare Cloud一直被认为是该领域的强大竞争者。 DocuWare Cloud的价格为每个实例每月300美元，该实例的大小适合具有最多四个用户和20 GB存储空间的小型企业。 该平台具有强大的企业功能集，包括出色的文档导入和表单处理功能。 尽管是行业资深人士，但它缺少我们的编辑选择奖得主Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint Online中提供的集成和共享功能，但这是值得考虑的可靠产品。
基础
与Adobe Document Cloud Standard一样，DocuWare Cloud完全属于企业管理类别中的文档管理系统。 但是，它的用户界面（UI）符合要求，为用户提供了执行常见任务所需的工具，同时为高级用户或管理员提供了更多高级选项。 大多数用户使用DocuWare Cloud看到的主要视图分为两个核心视图。 左侧的导航窗格使您可以访问收件箱，文档搜索，可用列表以及任务。 在右侧，还有其他选项可提供文档查看器以及注释工具。 选择文档后，左窗格还为您提供了手动或通过单击文档中的文本来编辑索引字段的选项，从而自动填充索引字段。
列表是用户可见的主要文档容器，由管理员定义。 列表视图为用户提供了一个有用的选项，使用户可以直接创建列表的快捷方式，而不必解构URL。 列表不仅显示该特定容器中可用的文档，而且还允许您以CSV文件的形式查看，导出和共享这些文档的索引字段。
左侧导航窗格提供了一些用于将文档链接在一起的有趣选项：装订和剪辑。 订书钉和回形针都结合了文档以备后用，并且是可逆的。 订书钉功能仅适用于PDF文件，并将多个PDF合并为一个PDF，或将多页PDF文档拆分为单页。 裁剪允许链接多种文档类型，同时仍保留不同的文档。
汇入文件
在广泛的用例场景中，有多种选项可将文档放入DocuWare Cloud。 可以通过Web客户端导入文档，也可以安装DocuWare Cloud Scan App以便将文档直接扫描到DocuWare Cloud中。 另外，管理员可以配置自定义打印机驱动程序，以便用户可以简化某些导入任务，例如索引和表单处理。 管理员还可以配置FTP文件夹，以便将文档立即保存到DocuWare Cloud中的特定区域，从而实现多种方案，例如批量上传，编程或计划的导入，或与第三方软件的集成。
DocuWare Cloud擅长的另一个领域是光学字符识别（OCR）。 大多数文档管理系统都支持OCR，但是自定义引擎的功能却很少见。 通过DocuWare Cloud，管理员可以根据当前业务需求优化OCR引擎的性能或准确性。 还可以教OCR引擎，就像拼写检查字典一样，上载可能在您的企业中常用的单词列表，以优化OCR流程。
表格处理
DocuWare Cloud在启用电子表格以供内部使用或面向客户的方案方面做得非常出色。 该过程以管理员使用表单设计器工具创建表单模板开始。 DocuWare Cloud中有两种表单类型。 Web表单是相当基本的，因为最终产品采用了由管理员设计的模板的外观。 另一方面，合并的表单采用通过表单模板收集的数据，然后根据管理员的偏好将该数据覆盖在现有文档上。 两种表单类型也都用于填充索引字段，也可以用于其他与数据相关的任务和集成。
使用DocuWare Cloud表单设计器，您可以将各种元素拖到表单上并快速将它们放置在所需的位置。 您可以标记字段并根据需要标记它们，也可以将说明快速放置在需要的地方。 合并表单需要上载输出模板，将表单模板中的字段集成到输出模板中，并为每个字段配置基本文本格式设置选项。 两种表单类型最终都会导致新填充的表单放置在您选择的文档存储中，并且索引字段会填充表单数据或静态值。 最后，您可以在此过程中配置权限，让单个用户管理或使用该表单。 您还可以公开表单，让外部用户填充和提交表单。
行政功能
企业管理员将具有DocuWare Cloud的安全功能。 权限可以配置为多个级别，但是与Dokmee相似，在文件柜中最普遍。 这些可以包含多个对话框，这些对话框是允许用户访问或存储文档的元素。 列表对话框是使用图形编辑器或SQL语句配置的基于查询的文档集合。 “存储”对话框用于标识将文档放入存储中时使用的索引字段，而结果列表对话框则指定用于文档列表视图和索引字段编辑表单的字段。 最后，文件夹对话框用于标识用于文档存储和导航的文件夹结构。 通过将索引字段或静态值放置在不同的文件夹级别来构建文件夹结构，以便根据自己的喜好构建层次结构。
对于希望使用户的生活更轻松的管理员，DocuWare Cloud也提供了一些帮助。 两个示例是强制执行索引字段选项和自动化业务流程。 可以将各种文档类型的字段配置为使用值列表进行查找和验证，这些值列表既可以是静态列表，也可以是DocuWare Cloud中的数据生成的列表，甚至可以是外部数据源的值。 通过比较关键字段，可以在单个机柜内或两个机柜之间定义文档关系。
考虑成本
DocuWare Cloud的缺点之一是价格有些含糊。 与大多数竞争对手不同，您需要与公司联系以获取确切价格，因为DocuWare Cloud是根据实例大小而不是按用户定价的。 如前所述，DocuWare Cloud实例大小适合一家小型企业，最多可容纳四个用户，并具有20 GB的存储，每月可为您带来300美元的费用。 一个支持40个用户和100 GB存储的大型实例每月费用接近1, 500美元。 无论您的用户和存储需求如何，您都希望与DocuWare Cloud销售团队联系以讨论您的业务需求以及这些需求将如何影响您的月费率。
总体而言，DocuWare Cloud提供了足够的功能，使其成为文档管理空间中的诱人选项。 围绕电子表格的功能对许多企业特别有用，并且一些管理功能也很引人注目。 尽管在集成和易用性方面，它稍稍落后于我们编辑选择的Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint Online，但差距并不大。 因此，DocuWare Cloud仍然是值得研究的文档管理选项。
