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组织难题的最后一个部分（也是人们最怕的一个问题）是电子邮件管理。
与文件夹管理和文件命名约定一样，电子邮件管理需要一种生活方式解决方案。 您需要制定每天可以接受的规则和原则。 请记住，保持有条理类似于保持饮食和运动习惯。 不这样做，将组织视为一个为期一天的春季大扫除项目，类似于进行节食。 您看到的任何结果都是短暂的。
在深入研究电子邮件重组项目之前，请花点时间来意识到自己不一定是完美的。 目标是提出您可以合理遵循的生活规则，使您的工作或个人生活更轻松，更有成效，更好。 如果安装一个漂亮的新Microsoft Outlook插件会激发您的收件箱清洁引擎，请尝试为文件建立索引的Xobni（免费，售价29.99美元，加上4星），或者使用Evernote for Windows Premium（每年45美元， 4.5星），这样您就可以将电子邮件发送到Evernote，从而从中受益于该软件出色的搜索功能。
见盒子的底部
当我意识到我需要一种系统的电子邮件处理方法时，这是我第一次打开收件箱，并且那里只有三页以上的内容。 大多数文件都标记为“已读”，但是由于我没有对它们进行操作，因此将它们留在了收件箱中。 我记得自己感到不知所措，并想过，如果我第二次不扔掉电子邮件，一个小时之内问题就会变得更加严重，第二天早上肯定无法忍受。
结果，我为自己设定了一个简单的目标：始终能够看到收件箱的底部。 换句话说，我希望能够在一个屏幕中看到最近收到的消息和最早的消息的条目。
我并不是每天每时每刻都坚持这个标准。 那将是神经质的，适得其反。 但是我确实打算每天离开工作之前先查看收件箱的底部，如果失败，至少在星期五是这样。 当我病了一天或请假时，我也对电子邮件超载保持理智。 休假回来后，我给自己至少一个星期的时间来赶上电子邮件，并尽量不要在办公室的前一两天对此感到压力。
逐月
我管理企业电子邮件帐户的方式与将电子文件管理到文件夹中的方式完全相同。 一切都放在一个文件夹中。
首先，我按项目创建一些基本文件夹，例如Project A，B和C。在每个项目文件夹中，我为每个月创建子文件夹，并用两位数字的年和月标记，下划线是月字母缩写。 例如，2011年6月的文件夹名为1106_JUN。
当收到新电子邮件时，它们通常会在我的收件箱中呆几个小时，一天，甚至一两个星期。 但是他们从未让我不知所措，因为我拥有一个可以将一切保持在可管理水平的系统。 这是我系统的规则。 这些可能不适合您，但是它们可以提供一个解决方案的示例。 使用适合您的生活方式的规则量身定制解决方案。
规则1. 如果电子邮件不需要采取任何措施（包括重新阅读），我会立即将其丢弃。
规则2。 如果电子邮件很关键（意味着需要立即采取行动或需要重新阅读并可能需要回复），它将保留在收件箱中，直到我采取行动为止。 它最多可以在收件箱中保留一个月。 一个月后，我必须采取行动。 那是最后期限。 一旦采取措施，电子邮件将被归档到其相应的文件夹中。
规则3。 如果电子邮件中包含我需要的信息，但不需要立即采取措施，则应在一天结束时将其移至其相应的文件夹，如果我很忙则应将其移至本周末。 如果担心由于收件箱中无法立即看到它而忘记对其执行操作，则可以创建一个日历项作为提醒。 电子邮件必须归档在文件夹中。 没有例外。
规则4. 星期五下午，我给自己10到20分钟的时间来整理收件箱中的内容，也许对不需要冗长答复的物品采取行动。 到我离开办公室时，我应该能够在底部看到一英寸或两英寸的空白空间（周末可以再用一次的房间）。
规则5. 一年后，将其存档或卡住。 我倾向于将电子邮件数据保留大约一年并存档其他所有内容，当您按月和年将信息分类到文件夹中时，这非常容易做到。
在实际的文书工作中流行的另一种组织方法是创建31个文件夹，并用数字标记，每个文件夹对应一个月中的某一天。 您应该创建与适当的操作日期相对应的文件夹中的文书工作和提醒（以及生日贺卡，付款账单等），而不是创建每日任务清单。 当日期到来时，您打开文件夹，现在负责处理内部内容。
另一方法是分隔。 如果您使用诸如Basecamp（免费，四星级和编辑选择）之类的项目管理工具，则无需保存与该系统中管理的项目相关的电子邮件。 Basecamp为您做到了。 许多人在个人电子邮件生活中使用分隔，这是通过将一个基于Web的帐户专用于Listserv和邮件列表，而保留另一个用于与朋友和家人进行通信的帐户。 为什么不在业务中使用相同的概念？
摆脱电子邮件焦虑
我绝不是在主张我的系统或31天文件夹系统适合每个人。 我的系统对我有用，因为我倾向于根据事物发生的时间来记住它们。 此外，实际上，我希望每个星期结束时能在收件箱中完成一次的那几分钟。 最后，始终能够看到收件箱底部的基本目标使我感到舒适。 看到信息从一个视觉屏幕流失，这是我的一个引爆点。 感觉无法忍受，就像我什么也找不到，我永远也不会摸索出路。
但是，其他人可能会担心必须管理十二个以上的文件夹，或者必须满足自己设定的期限。 能够在一个滚动窗格中查看邮件可能会更有效率。 冒着变得过于敏感的风险，写下让您感到不知所措的事情并不是一个坏主意，因为如果您可以识别电子邮件中不需要的内容，则可以创建规则和准则来防止它。
无论您是为自己还是自己的企业创建的组织系统，都应关注与生活方式类似的习惯和一般规则。 您不必每天都完美。 您只需要提供一个可以使您保持正轨的系统即可。
拿走
从本文中摘取的重要思想是：
1.拥有可管理数量的电子邮件将使您的工作生活更加轻松和美好。
2.在制定处理电子邮件的原则时，应将重点放在生活方式上，而不是一成不变的规则。
3.确定每天，每周和每月如何处理电子邮件，以及归档电子邮件数据的频率。
4.从您的电子邮件中找出您不需要的内容，然后养成防止这种情况发生的习惯。
