如何保护您的Microsoft Word文档

您已经用Microsoft Word编写了重要或敏感的文档。 而且您想使其私有化或至少是安全的。 也许您想确保只有您和某些人可以阅读或编辑它。 也许您想限制某人可以对文档进行的修改的类型。 也许您想确保文档的读者这是最终版本。 如果您知道在Word中使用哪些工具以及如何使用它们，则可以做更多的事情。

Microsoft Word的最新Office 365版本提供了几种用于保护文档的选项。 您可以将文档设置为以只读模式打开，以防止意外编辑。 您可以加密文档，因此没有正确的密码，任何人都无法访问它。 您可以限制文档中可以编辑的内容及其编辑方式。 您可以添加数字签名，以确保没有人可以修改文档。 您可以将文档标记为最终文档，这样人们就可以知道自上次保存文档以来，该文档没有更改。

对于这些技巧，我正在使用Word的最新Office 365版本。 我在这里介绍的选项在Word 2016、2013和2010中基本上相同。但是，将文档标记为最终文档并使其变为只读的功能是Word 365中的两个单独选项，而在其他版本中是一个组合选项的词。

保护文件

首先，请在Microsoft Word中打开要保护的文档。 单击文件菜单，然后单击保护文档按钮。 从“保护文档”菜单中，选择“ 始终打开只读” 的第一个选项。



只读

保存文档，然后重新打开它。 Word会闪烁一条消息，表明作者希望您以只读方式打开它，除非您需要进行更改。 单击“是”以只读模式打开文档。 当然，任何人都可以拒绝并以编辑模式打开文档。 目的是使人们更容易以只读方式打开文档，以减少进行意外更改的机会。



用密码加密

要禁用只读选项，请在编辑模式下打开文档。 单击文件菜单，然后选择保护文档。 从“保护文档”菜单中，选择“ 始终以只读方式打开 ”选项。 停留在同一屏幕上，然后再次单击“保护文档”按钮。 这次，选择 “使用密码加密 ”选项。



创建一个密码

在“加密文档”窗口中，创建一个密码，然后单击“确定”。 确保使用复杂但令人难忘的密码。 如果您忘记了密码，Microsoft将无法检索或重置密码，这意味着您将无法访问该文档。 再次输入密码进行确认。 单击确定。

重新保存并关闭文档。 重新打开它。 输入密码以访问文档。 单击确定。



删除密码

要删除密码，请单击“文件”菜单，然后选择“保护文档”。 单击选项 使用密码加密 。 在“加密文档”窗口中，删除使密码模糊的点。 单击确定。 重新保存并关闭文档。 下次打开它时，不会要求您输入密码。



限制编辑

单击文件菜单，然后返回到保护文档按钮。 选择 限制编辑 的选项。

然后，文档将在右侧显示“限制编辑”窗格，以设置格式和编辑限制。 在这里，您可以授予人们阅读文档的权限，以及选择他们可以编辑的内容和方式。



格式化限制

选中将 格式限制为样式选择 框，以防止人们通过Word的样式功能更改文档的格式。 单击设置链接。 在“格式设置限制”弹出窗口中，默认情况下允许所有样式。 您可以保持原样，将其更改为“推荐的最小值”，或将其更改为“无”。 如果您不确定选择哪种设置，请选择“建议的最低设置”。

您还可以检查“格式设置”下的三个选项中的任何一个，以允许“自动套用格式”覆盖这些限制，阻止切换主题的功能或阻止切换“快速样式集”的功能。 如果不确定，请取消选中这三个设置。 单击“确定”关闭“格式限制”窗口。



编辑限制

在“编辑限制”下，选中“仅在文档中允许这种类型的编辑”框。 点击下面的下拉菜单。 现在，您可以从以下四个选项中进行选择：跟踪更改为文档的任何读者打开跟踪更改，并限制所有其他类型的编辑； 注释允许读者在文档中插入注释，但不能进行其他修改； 填写表格使读者可以填写您创建的表格，但不能更改这些表格。 并且“ 无更改（只读）”会将您的文档置于只读模式，因此无法进行任何更改。 选择所需的选项。



例外情况

如果选中“注释”或“无更改（只读）”选项，则可以为任何人创建例外，以便能够编辑文档的某些部分。 在“例外”部分中，选中“所有人”框，然后选择您希望任何人都可以编辑的文档的任何部分。



加强保护

最后，单击“ 是，开始执行保护 ”选项。 键入，然后重新输入密码，然后单击“确定”。 重新保存并关闭文档。 重新打开它。 功能区上的编辑控件现在变为灰色。 单击您允许编辑的文档的任何部分，控件将变得可访问。



关断保护

要关闭保护，请单击“审阅”选项卡，然后单击“限制编辑”图标。 单击“限制编辑”窗格底部的“停止保护”按钮。 输入密码，然后单击“确定”。 然后取消选中右上角出现的“格式和编辑限制”选项。



添加数字签名

单击文件菜单，然后返回到保护文档按钮。 选择 添加数字签名 的选项。 这告诉阅读您的文档的人您没有其他签名，表明您是最后修改和保存该文档的人。



签署证书

要创建数字签名，您需要签名证书。 第一次执行此操作时，Word会闪烁消息：“要对Microsoft Office文档进行签名，您需要数字签名，您想立即从Microsoft合作伙伴那里获得一个吗？” 单击是。 将弹出一个Microsoft支持页面，以帮助您查找数字ID。 尝试各种提供商的链接以获取数字ID。 然后，单击网页上的链接以在Office文件中添加或删除数字签名。 向下滚动页面以了解如何添加数字签名。

获得数字身份证后，返回“保护文档”按钮，然后再次单击“ 添加数字签名 ”选项。 在“签名”窗口中，填写必填字段，然后单击“签名”按钮。 可能会要求您确认数字签名。 单击确定。

现在，您的文档已经过数字签名，并且已变为只读状态。 Word解释说该文档已签名并标记为最终文档，并且如果有人篡改该文档，则签名将无效。 打开文档的任何人都将看到您的数字签名的通知。



标记为最终

最后，如果您不能或不想使用数字签名，仍然可以将文档标记为最终文档。 单击文件菜单，然后返回到保护文档按钮。 选择 标记为最终 的选项。

弹出消息告诉您：“此文档将被标记为最终文档，然后保存。” 单击确定。 出现另一条消息并告诉您：“此文档已被标记为最终版本，表明编辑已完成，并且这是该文档的最终版本。当文档被标记为最终版本时，status属性设置为'Final'，键入，编辑命令和校对标记已关闭。当状态栏中显示“标记为最终”图标时，您可以识别出文档已标记为最终。” 单击确定。



仍然编辑

当有人打开文档时，顶部会弹出一条消息：“标记为最终。作者已将该文档标记为最终文档，以阻止编辑。” 还将出现“仍然编辑”按钮。 如果有人单击该按钮，他或她仍然可以编辑并重新保存文档。 但是随后，该文档将显示您为作者，而另一个人为最后修改该文档的人。 因此，这里的最终目标不是要阻止某人编辑文档，而是要告诉读者该文档是最终文档，您应同时以作者和最后修改者的身份出现。