目录:
视频: Delivering a better, more innovative Microsoft Outlook faster than ever (十月 2024)
SharePoint Online入门
使用Microsoft SharePoint Online进行注册很简单。 只需选择一个计划，然后提供您的姓名，电子邮件，电话号码，公司和地址即可。 然后，创建一个用户ID，密码和唯一的URL（例如yourname.onmicrosoft.com）。 之后，通过输入将通过短信或电话发送给您的代码，验证您是否不是机器人。 最后，输入您的付款信息，然后选择每月还是每年付款。 如果您选择免费试用，则不需要付款信息。
如果这是您第一次使用Office 365，那么首次登录时可能会遇到一些信息过载。如果您已经注册了Microsoft Office 365 Enterprise E3的免费试用版，则您的仪表板将包含十几个链接的图块企业E3层中包含的各种Microsoft程序和功能。 这些图块之一是Microsoft SharePoint Online。 此外，您可以使用左侧的“管理中心”菜单在“管理”模块下访问Microsoft SharePoint Online的管理方面。
Microsoft SharePoint Online使用户可以将单个网站创建为组织和管理实体。 每个SharePoint网站都可以拥有自己的文档库，笔记本，安全性和设计。 此外，可以通过使用子站点将站点组织为独立站点或层次结构。 创建网站时，系统会提示您在团队网站或交流网站之间进行选择。 团队网站是传统的SharePoint网站，用于组织内部的协作，特别是在其中很大比例的用户将参与文档管理的地方。 通信站点对于单个或小组正在创建要由较大数量的用户使用的内容的场景很有用； 将其视为文档库和博客之间的交叉。 这两个站点选项均可用于共享文档，并且高度可定制。
如果有人愿意浏览学习曲线，Microsoft SharePoint Online中的团队网站是灵活的。 例如，可以使用大量元数据字段来配置站点的文档库，这些元数据字段可以用于许多不同的功能。 可以自定义文档视图，以显示特定字段供您搜索和排序。 还可以过滤视图以仅显示具有匹配元数据的文档，这将使您创建多个视图，每个视图都经过定制以显示一组特定的文档。
通过使用Microsoft OneDrive客户端，可以将Microsoft SharePoint Online文档库与您的计算机或移动设备同步。 桌面用户只需单击文档库中的“同步”按钮即可配置连接（或下载软件）。 可以通过拖放，将文件复制到桌面上的同步文件夹中或通过使用各种Office应用程序将新文件添加到文档库中。
文件共享与协作
Microsoft SharePoint Online的核心是一个文档管理平台。 除了基本的文档管理功能（例如文件上载和下载，编辑和共享）之外，Microsoft SharePoint Online还可以处理更改跟踪。 记录谁进行编辑，并让您下载文档的先前版本以查看更改或返回到先前的版本，这为Microsoft SharePoint Online提供了很大的灵活性。 用户还可以在文档库上配置警报，以在进行更改时接收通知。 可以签出文档，以防止多个人编辑同一文件，尽管现代Office文档也支持共同创作（多个用户同时编辑同一文件），但前提是所有用户都在使用Office 2010或更高版本。
Microsoft在Office 365中提供了一些相当大的安全性和合规性功能，其中许多功能可用于Microsoft SharePoint Online。 大多数其他业务级文档管理套件（例如Ascensio System OnlyOffice）都提供基本的安全功能，例如权限和审核跟踪。 Microsoft SharePoint Online也支持这些功能，但还包括比竞争对手高一个数量级的功能。 首先，您可以创建策略来处理诸如文档标签，数据丢失防护，文档保留和主管访问之类的事情。 文档标签用于识别可能具有敏感数据的文档，例如信用卡，社会保险号或客户数据。
SharePoint提供的工具不仅可以创建和管理这些标签，还可以根据文档的内容将其应用于现有文档（如果使用的是完整的Office 365套件，甚至可以应用于电子邮件）。 可以使用类似的工具来防止数据丢失，例如防止包含敏感信息的文档在组织外部共享。 还提供了用于管理文档保留的工具，既可以防止用户永久删除文档，也可以在定义的时间段后执行归档或删除操作。 在许多情况下，Microsoft提供了一组预定义的筛选器，旨在促进遵守各个国家/地区的法规，包括《健康保险可移植性和责任法案》（HIPAA）和相应法规。 您也可以使用搜索词配置策略应用程序。 这些策略可以应用于Microsoft SharePoint Online或单个网站。
审核日志记录可用于跟踪用户级别的活动或管理更改。 启用日志记录后，您可以在审核日志中搜索特定的操作，用户，时间窗口或搜索条件，以便集中查看。 前面提到的一项功能eDiscovery是一种用于查找与特定主题（例如法律诉讼）相关的文档的综合工具。 通过使用电子数据展示，您可以找到传票或其他信息请求范围内的文档，通过保留保留来保护相关文档
如果这些安全功能听起来令人生畏，请知道它们是完全可选的，并且如果您选择忽略它们，则不会妨碍您。 也可以使用更多标准的安全选项，例如基于组或用户的权限。 您还可以配置组织外部的文件共享的工作方式，例如仅与经过身份验证的用户共享，设置匿名访问的有效期限或
灵活可扩展的工作流程
Microsoft SharePoint支持创建工作流已有一段时间了，SharePoint Online也不例外。 尽管大多数具有工作流模块的文档管理系统都支持基本的文档管理任务，例如审阅路由或签名请求，但Microsoft SharePoint Online与Microsoft Flow紧密集成，Microsoft Flow是在不同平台之间创建工作流的工具。 通过使用Flow，您可以在文档加载到库中时发送批准请求，与Microsoft Forms集成以将信息路由到适当的联系人，或将文档库与第三方云存储平台（例如DropBox Business或Google Drive for工作。 Microsoft提供了一百多种Flow模板，或者您可以自己滚动。
Microsoft推动作为其整体信息管理平台集成点的另一个领域是Microsoft PowerApps。 PowerApps的目的是使用户可以非常容易地（相对而言）创建一个可以捕获和存储Microsoft SharePoint中的数据（甚至使用Flow）的应用程序。 这些PowerApp可以在Microsoft Store中列出，并用于内部业务流程或用作面向客户的门户。
说到应用程序，Microsoft与开发人员的长期关系意味着Microsoft SharePoint应用程序目录中充斥着您可以集成到Microsoft SharePoint网站中的应用程序。 这些应用程序提供付费和免费选项，但您应该注意，即使免费应用程序也要付费。 Microsoft SharePoint应用程序权限与您在移动设备上所期望的非常相似，并且每个应用程序都包含该应用程序将对您的文档和数据执行的操作的列表，因此应谨慎处理。 在适当的情况下，Microsoft SharePoint应用程序可以添加功能，例如增强的通知功能，其他日历选项，与其他服务的集成以及许多其他选项。
SharePoint Online是一个强大的平台
Microsoft SharePoint难以管理甚至无法使用的声誉是其专注于功能而非可用性的结果。 随着Microsoft越来越重视使兼职管理员可以访问Office 365及其各种组件（特别是那些出于必要而进入角色的组件），Microsoft SharePoint Online在提供高级功能方面是一种启示，这些功能可以吸引企业客户，而又不提供任何功能。解决方案是如此复杂，以致小型IT商店无法使用。 公平地讲，管理Microsoft SharePoint仍然有些复杂，包括用于管理设置的多个位置。 但是大多数功能都比过去更直接地配置。
微软Office 365的定价颇具侵略性，微软SharePoint Online的价格为每位用户每月5美元，非常合理。 但这与竞争对手Ascensio System OnlyOffice的每用户每月1美元的定价相去甚远，这是我们其他编辑的选择。 尽管如此，基于新的易用性，Flow，eDiscovery提供的高级协作和安全功能以及各种可配置的管理策略，Microsoft SharePoint Online轻松获得了文档管理方面的“编辑选择奖”之一类别。
