目录:
视频: PaperTracer demo (十月 2024)
PaperTracer的构建旨在满足企业的文档管理（DM）需求，其起价为每位用户每月15美元，是围绕文档的准备，捕获和管理而构建的明智且深度可定制的解决方案。 粒度控制和处理文档元数据的灵活性使其成为功能强大的文档管理解决方案。 PaperTracer不仅限于文档保留，还为用户提供了收集和跟踪数据的工具。 协作和共享功能的确存在不足，如果存储功能增加，定价会迅速膨胀。 PaperTracer在我们的DM软件审阅综述中仅次于我们的编辑选择奖获得者Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint Online，原因是这些方面的不足。
用户，角色和安全性
从IT管理员的角度来看，评估任何DM系统都意味着密切关注安全性，因为安全性低下不仅会导致数据丢失，还会使组织在法规，行业标准或公司政策方面遭受违反。 由于这些原因，我们在本综述中回顾了大多数以企业为中心的DM系统，不仅包括我们的编辑选择奖得主，还包括Adobe Document Cloud Standard，它们都密切关注安全性。
由于安全控制范围广泛，PaperTracer将满足大多数企业的安全要求。 其中最理想的是用户和组管理，会话超时和密码长度实施（但密码复杂度不可配置）。 PaperTracer系统符合《健康保险携带和责任法案》（HIPAA），并具有所有数据访问的永久记录。 该系统具有2048位加密环境，采用安全的用户身份验证，并具有生成所有数据访问，更新和路由的完整审核跟踪的功能。
PaperTracer中的权限同样强大。 管理员可以控制用户或组对部门或单个数据字段的访问。 用户可以访问，并且可以在粒度级别查看或添加/编辑权限。 还可以管理特定记录的权限，从而有效地覆盖以前使用其他方法分配给该记录的权限。
除了全面的权限功能之外，PaperTracer还提供旨在确保适当安全状态的报告。 访问报告标识分配给各种资源的权限以及单个用户和组可用的访问。 审核日志功能可用于跟踪在特定时间段内和/或由特定用户执行的各种操作。 可以隐藏与查看或路由文档有关的记录，以减少要筛选的数据量。 理想情况下，此审核数据可以导出为PDF或Microsoft Excel文件，但是此功能不可用。
一切都与数据有关
PaperTracer的另一个重要功能是能够极高程度地自定义元数据字段。 在其他文档管理系统可以让您自定义这些字段的地方，PaperTracer像传统的数据库系统一样处理这些字段，让您定义字段类型，自动值（基于参数，时间戳或用户执行操作），表格中的潜在值值列表，甚至将字段配置为必填字段或只读字段。 还可以对字段进行分组，以向用户提供带标签的数据输入视图，并且可以对其进行配置，使其具有层次结构，这样，如果选择了某个值，则可以使用其他字段。
PaperTracer还具有数据管理功能，其功能超出了配置自定义字段的范围。 首先，报告功能与您期望的数据管理实用程序一致，就用于显示，过滤，排序和分组的字段提供了相当多的自定义功能。 此外，管理人员可以使用Microsoft Excel执行批量导入，或者使用批量编辑工具执行批量更改，该工具使您可以查找包含具有特定值的字段的记录，并分别或一次更新这些字段。 将这些数据平台功能加在一起，许多企业可以使用PaperTracer，不仅可以管理文档，还可以管理其所有数据收集操作。
注重合同管理
合同管理本质上具有严重的法律后果，并且通常在安全性，工作流完整性和集成性方面都受到密切关注。 PaperTracer包含合同创作功能，以简化合同与文档管理之间的关系。
PaperTracer的合同创作功能可以由管理员启用，并使用由管理员定义的模板以及合同部分和条款，每个模板都可以预先填充有公司法律团队提供的通用语言。 一旦构建了这些部分和条款，它们便与一种或多种合同类型相关联。 可以使用用户输入字段来构建这些合同模板，该字段使用户可以从PaperTracer中的字段或通过手动输入，使用相关信息快速填充合同。
拥有适当权限的用户可以启动合同，填充提供合同语言的数据字段，并结合适用的部分和条款以及针对合同意图的专有名词。 在PaperTracer中创建合同后，就可以像其他任何文档一样将其发送给批准和签名。 这可以是由用户触发的手动过程，也可以合并工作流，与组织内部或外部的用户进行协调。
定价与能力
PaperTracer有两个版本：Express和Enterprise。 Express版面向中小型企业（SMB），并根据工作流模板选择，用户和存储定价。 每个工作流程模板的每月费用为30美元，包括行业选项，例如资产管理，诊所管理，员工入职，合同管理和律师事务所管理。 用户每月每位用户额外需要15美元，存储空间每月每GB需要25美元。
企业版涉及一种更实际的实施方法，PaperTracer可以帮助您的企业自定义工作流程，导入数据以及使系统准备好运行。 此版本的价格取决于您的业务需求，但是我们提供的示例报价包括：2, 000美元的初始安装和许可设置费用，1, 000美元的管理员培训费用和30天的必要支持费用，以及每月300美元的3 GB费用托管存储，五个内部用户和无限的外部用户。
PaperTracer肯定有一个市场，尤其是在寻找一种系统来捕获数据而不仅仅是文档的企业中。 但是，PaperTracer的成本肯定是要考虑的因素，尤其是在您的存储需求成为重要因素的情况下。 底线：在购买之前，请确保将您的需求与PaperTracer的功能紧密结合。 如果他们排队，那么这是一个可靠的解决方案。 但是，如果您的需求更加主流，那么您可能想要继续寻找。
