井井有条：更智能的数据共享

沟通是每项业务的命脉。 然而，太多的业务负责人陷入了日常挑战，却忽略了为员工提供实用的信息共享方式的需要。

我所说的“共享信息”包括口头交流，书面文档，维护服务器，编写电子邮件等等。 出于本文的目的，我将重点介绍电子文档，但是考虑整个组织和各个级别的信息共享是如何发生的，这一点非常重要。

分享的重要性

为什么共享信息很重要？ 您的信息共享越好，您的业务将越有效。 向员工提供他们在工作中取得成功所需的信息，并更好地提高他们的工作满意度。

如果无法很好地共享信息，则企业的运营效率会降低，浪费金钱。 每次新员工加入团队时（无论是永久替换，临时工（残疾，产假，休假）还是担任新职务），该人都需要学习大量有关其工作职能以及如何学习的知识业务运作。 当员工很好地共享信息时，新团队成员将更快地了解他们需要了解的内容。 他们真正需要知道的是如何以及在何处查找信息，而不是问题的具体答案。 这是“教人钓鱼”的原则。

招聘业务中最昂贵的成本之一，是因为要花时间使新员工快速上岗。 员工越想清楚如何回答自己的问题，就越能为您的底线做出重大贡献。 您在整个公司范围内改善信息共享的目标是使人们更容易解决自己的问题。 另一个目标是减少人们重复相同错误的次数。 想象一下，如果您将这些成本降到最低，您的业务可以更平稳，更有利地运作。

信息类型员工分享

让我们考虑一些应共享的特定类型的信息：程序文档，员工组织结构图，工作流图，员工联系信息，客户联系信息和人力资源表格。 您的企业很可能使所有员工都可以轻松访问HR表单-通常是因为法律要求这样做。 但是，当涉及所有其他文档时，它们很可能已经过时或根本不存在。

取而代之的是，许多应该记录下来的信息都存储在某人的脑海中，由于许多原因，这是有问题的。 对于初学者来说，一个人永远不应是任何关键业务信息的唯一拥有者。 太冒险了。 如果该人生病，离开组织或对组织内的人或做法产生愤慨，则可能使公司倒退数年！ 其次，当信息存储在某人的头部而不是可见的位置时，没有其他人可以对此做出贡献。 第三，需要信息的其他人永远不会确定他们是否具有最新版本。 原因还在继续。

入门级员工最令人惊奇的资产之一就是他们知道如何查找东西。 如果他们需要了解一些知识（例如如何在Excel中编写公式）并且可以弄清楚用于描述它的基本术语（例如，总和，乘积，链接的电子表格），则可以在线找到答案。

很多时候，企业并非旨在支持这种自给自足。 在工作场所，您不能总是查找答案。 正如我在上一节中提到的，有时您必须寻找人，并从他们那里摆脱所需的信息。 答案不会存储在可搜索的位置。 但是他们应该！

让人们分享

如果您正在阅读本文并想到：“我的工作陷入了困境。W将永远没有时间或资源来进行这种积压工作，”请不要担心。 这是将其分解为四个步骤的可管理项目的方法。

1.解释共享的重要性。 在15分钟的会议中直截了当地告诉组织中的人，为什么共享文档很重要。

2.为文档项目预留半天时间。 如果需要加码，请给大家买午餐。

3.如果将您的业务分为团队，则每个团队都应开会讨论他们需要收集或更新哪些文档。 他们还可以根据仅存在于一个人头脑中的知识确定优先顺序，确定哪些文件最重要。

4.在半天的项目中，每个人仅负责一份文件。 对于复杂的过程，可能需要两个或更多人负责。 该项目的目标是建立业务所需的文档-而不是在一天中全部完成。

在为期半天的项目结束时，团队成员（或整个组织，如果您的企业很小）应该互相分享他们创建的内容以及获得的成果。 确保每个人都了解所有文档都将成为活动文档。

最后一步是至关重要的，值得一两个词来解释。

生活文件

活动文档是随时间变化的文档，通常可以由一群人（而不仅仅是一个管理员）来更改。 至关重要的是，每个受文档影响的人都有机会权衡文档的处理方式和内容，甚至是初级人员，他们实际上可能是某些任务的最知识渊博的人。

居住文件的全部目的是使文件对需要访问它们的所有人员开放且透明-不仅是现有员工，还有未来的员工。

最近，我的一个朋友需要修复一个电子表格，该电子表格已被他的组织用来计算部门的成本。 电子表格包含错误的公式，并且设置它的人已锁定文件-并于几年前退休。 在共享服务器上闲逛了一会之后，我的朋友发现了只有高级职员才能访问的文档，其中包含密码。 他非常幸运，前任员工曾考虑过将这些信息放在合适的人可以找到的地方。 但是，即使在这种情况下，最好还是让我的朋友（和所有高级职员）提前知道带有密码的文档的存在，位置和名称。

一致性

活动文档可以保存在共享服务器上，也可以作为Wiki管理。 如果文件托管在服务器上，则需要推出有关命名约定的准则，以便当人们将新文件和文件夹添加到服务器（或存档较旧的文件）时，他们正在以一致的方式进行操作。 如果每个人都在同一页上，则名称将保持一致，并且每个人都将能够快速找到所需的内容。

共享信息的最后一步是将实时文档提供给需要它们的人员，为此，您需要返回文件和文件夹命名约定。 即使创建了Wiki，您也将需要某种适当的标准来确定网站中页面的命名和组织方式。

请务必向所有员工解释正在使用的命名约定及其原因。 明确说明您希望他们做什么以及为什么这样做。 以下是要强调的一些要点：

1.井井有条有助于我们作为企业和团队成功。

2.使用一致的命名约定可使我们保持一致，并增强我们的团队意识。

3.拥有系统可以节省您的时间，因为您可以快速找到事物。

4.您将最小化自己的错误，例如删除数据或覆盖文件。

5.随着组织的发展，我们将能够更有效地处理新业务。

6.当我们雇用新员工时，培训他们将花费更少的时间，并使他们融入我们的思维模式将更快地发生。

拿走

从本文中摘取的重要思想是：

1.共享信息对于企业成功至关重要，需要每个人的参与。

2.生活文件可以而且应该随着时间而改变； 居住文档必须可供能够更改它们的多个人员访问，并且对于依赖它们的所有人员（无论现在和将来）都是可见的。

3.以一致的方式标记和存储的文档很容易找到，因此将被实际使用。