井井有条：文件同步服务助您一臂之力

内容

• 井井有条：将文件服务同步到救援中
• 同步文件的提示

乱七八糟的人永远把重要的事情抛在后面。 您需要会议演示文稿吗？ 在台式计算机上的办公室里。 您打算在访问时向米奇展示来自米奇第一次生日聚会的那些照片吗？ 它们仍在您的笔记本电脑上，而笔记本电脑则在家里300英里外的沙发上坐着。

技术人员相当出色地为分流人群解决了这个问题。 答案是文件同步，并且有很多公司免费提供此服务。

尽管文件同步服务不会改变您的性格并使您变成一个整洁而有思想的人，但它们可以充当安全网，帮助您避免因混乱而造成的灾难性后果。

什么是文件同步？

文件同步服务的目的是使您可以随时随地从任何计算机或与Internet连接的设备（如智能手机或平板电脑）访问所有最重要的最新文件。 在这种情况下，“当前”是指您可能需要在不久的将来访问的文件，而不是您真正应该归档的处于某种完成状态的文档（我将在以后的文章中详细介绍如何归档） 。 文件可以是任何东西，从文档到照片再到音乐。

它是这样工作的：您使用文件同步服务注册了一个帐户（免费或订阅费；稍后我将指定特定产品），在您的计算机上安装文件同步软件，然后确定哪些文件或您要同步的文件夹。 将文件标记为要同步后，该服务将复制它们并在线存储它们，这是很重要的部分，从此开始，只要您在本地更改文件，它就会更新该副本。 现在，无论何时通过文件同步服务的网站从智能手机或其他人的计算机登录该服务，您都可以访问您的文档。

服务工作方式的详细信息可能会有所不同，但是基本前提是，无论何时您更改文件，更改后的副本都会在线保存，并且无论您何时登录网站都可以保存。或仅通过使用计算机或移动设备上已安装的软件登录即可使用该服务，以确保您看到的是最新副本。 该服务将每个文件的最新副本“同步”到用于访问它们的所有设备。 某些服务还会保存保留更改历史记录的版本，最多保留一定数量。 这样，您不必担心保存文档的“版本1”和“版本2”副本。 文件同步服务将自动执行此操作。

文件同步服务可以使您感觉井井有条的原因是，这使得将文件留下来非常困难。 您不必经常通过电子邮件发送自己正在处理的文档。 只要您有Internet连接，就可以检索您的作品。 大多数服务还具有一定程度的共享，使您可以轻松地将文件发送给其他人查看，并且某些服务具有协作功能，以便多个人可以将文件上传到共享位置。

文件同步用例

有时很难想象为什么您需要特定的服务，直到您了解其他人的使用情况。 这里有些例子：

繁忙的商业专业人员。 任何人甚至在家中（或可能有一天需要）从事一些专业工作的人，都可以想象文件同步服务的有用性。 想象一下，恶劣的天气使您无法上班，但是您需要完成一个项目才能按时完成。 项目的最新副本位于您的办公室计算机本地。 有了文件同步服务，您可以在几秒钟内抓取该项目。

旅客。 不想随身携带笨拙笔记本电脑的经常旅行者可以确保无论他们在哪里登录都可以使用他们的所有文件。旅行者还可以同步他们拍摄的照片，并使它们几乎立即显示在家用计算机上。

申请人。 最近，在经历涉及多个参与方的冗长的应用程序过程时，我使用了文件同步服务。 每当我收到文档时，我都会对其进行扫描并将其保存到同步服务中。 然后，当其中一方与我联系以索取某件东西的副本时，我几乎不必传真或影印并邮寄任何东西。 取而代之的是，无论我是在家，在工作中还是在其他地方，我都可以按下按钮并将文件发送给需要它们的人。

学生。 从事论文，论文或实际上任何类型的项目的学生都可以将其资产保存到文件同步云中，并且可以在遇到任何想法时随时获得帮助。 那些将一台电脑留在家中，或者与室友共享一台电脑，并在图书馆或计算机实验室中使用公用电脑的人，无疑可以很好地同步他们的工作。

电子邮件发件人。 如果您习惯于通过电子邮件将文件发送给自己，以便将其在线保存以便于访问，那么让我向您保证，您是文件同步服务的主要候选人。 它们比临时电子邮件方法更简单。 电子邮件附件可能会阻塞存储受限的收件箱。